الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للصيانة والخدمات.
الهدف العام: مساندة الإدارة العامة للصيانة والخدمات وتقديم الخدمات الإدارية والمالية.
المهام:
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بالشؤون الإدارية والمالية.
- طباعة الخطابات والتقارير والمذكرات ومحاضر الاجتماعات وتنظيمها وحفظها وتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة.
- حفظ الرسومات والمخططات ووثائق الإدارة بالأسلوب المناسب.
- متابعة انتهاء عقود الصيانة والخدمات والنظافة والتنسيق بشأن تجديدها وإعادة طرحها للمنافسة مع الوحدات المعنية.
- تقديم خدمات التصوير للخطابات والتقارير والرسومات الهندسية.
- التنسيق والمتابعة مع الجهات المعنية في الجامعة لإعداد ميزانية الإدارة العامة.
- متابعة طلبات التوريد المتعلقة بالمقاولين والموردين طبقاً للإجراءات المعمول بها نظاماً.
- إعداد مستخلصات المقاولين والمتعهدين والتأكد من أنها تعكس ما تم تنفيذه بشكل دقيق تمهيداً لإرسالها للشؤون المالية وإجراء الحسميات وتطبيق الغرامات إن تطلب الأمر.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة، لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.